Um die passende Lösung auf dem Markt für elektronische Signaturen zu finden ist es wichtig die Bedürfnisse der verschiedenen Interessenten genau zu verstehen. Eine langfristige, vorausschauende Perspektive in die Überlegungen einfließen zu lassen gibt Ihrer Entscheidung die nötige Nachhaltigkeit. 

Von Johanna Puustinen^[1]Solutions Marketing Manager at Signicat

Die richtige Wahl einer elektronischen Signaturlösung ist enorm wichtig für eine große Organisation, da sich eine Entscheidung auf die Effizienz, die Arbeitsabläufe, aber auch auf die Kundenerfahrung auswirkt. Aber wie können Sie feststellen, ob eine Lösung für die Bedürfnisse komplexer Organisationen geeignet ist?

Flexibilität

Erstens sollte eine umfassende E-Sign-Lösung flexibel genug sein, um die Anwendungsfälle der gesamten Organisation zu berücksichtigen.
Dies kann folgende Situationen umfassen:

• Kunden, die neue Verträge und Dokumente in Kundenportalen unterzeichnen
• Lieferanten und Partner unterzeichnen Vereinbarungen
• HR digitalisiert alle Dokumente zu einem Mitarbeiter
• Rechts- und Finanzwesen stellen komplett auf elektronische Verträge um
• Verträge und Vereinbarungen mit Parteien in anderen Ländern

Sicherheit

Zweitens sollte die Lösung ein Höchstmaß an Sicherheit bieten. Datensicherheit und Konformität werden zumeist bereits vor der Einführung eines neuen Systems angesprochen. Aber es gibt noch weitere Aspekte, die bei der Sicherheit von Lösungen für elektronische Signaturen berücksichtigt werden müssen. In jedem Fall sollten Sie überzeugt sein, dass die elektronisch signierten Dokumente vor Manipulationen geschützt sind, dass sie in den kommenden Jahren validiert werden können und dass Sie nachweisen können, wer das Dokument signiert hat. Eine unternehmenstaugliche elektronische Signaturlösung sollte diese zusätzlichen Aspekte der Sicherheit garantieren können.

Verifizierte Identität

Drittens sollte eine elektronische Signaturlösung mehr als nur Signaturen leisten können. Wenn die elektronische Signatur beispielsweise mit Hilfe einer verifizierten digitalen Identität (eID) erfolgt, z. B. durch Drittanbieter wie Verimi, yes® oder mit Hilfe des neuen Personalausweises (nPA), können darüber hinaus zusätzlich angereicherte Daten aus verschiedenen Registern zur Verfügung gestellt werden.

Das elektronische Signieren kann auch mit einer Adressverifizierung kombiniert werden. Man kann zum Beispiel überprüfen ob die Person berechtigt ist im Namen eines Unternehmens zu unterzeichnen. Dies kann insbesondere bei Verträgen mit hohem Wert ein kritischer Faktor sein.

Es gibt viele weitere Kriterien, die eine unternehmensweite elektronische Signaturlösung erfüllen sollte.

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